MEWUJUDKAN MASYARAKAR SADAR ARSIP

Oleh : Idris Siregar

Undang Undang Dasar 1945 pada Pasal 28F menyebutkan : ”Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.

Informasi yang diperoleh dapat menggunakan jenis saluran yang tersedia seperti penelusuran informasi dari arsip. Pemanfaatan informasi melalui saluran ini masih belum optimal dilakukan oleh elemen masyarakat seperti kalangan pelajar, akademisi, maupun masyarakat umum. Indikator salah satunya adalah ketika mengunjungi kantor perpusatakaan dan arsip daerah, yang dicari pengunjung adalah buku – buku. Di samping itu ada stigma yang kurang tepat di kalangan di masyarakat jika aparat yang berkerja di kantor arsip merupakan pekerjaan yang kurang bergengsi karena hanya berkutat dengan dokumen dokeman semata.

Permasalahan mendasar ini tentunya memerlukan solusi yang bermakna dengan melakukan upaya upaya kongkrit dalam mengembangkan kesadaran masyarakat tentang pentingya arsip serta memberdayakan lembaga kearsipan terutama personil / aparat yang mendidikasikannya tugas tugasnya di lingkup kearsipan.

Beranjak dari persoalan yang memerlukan pembahasanya itu, penulis mengawalinya dengan mengedepankan pengertian Kata arsip. Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".

Ada banyak pengertian yang dikemukakan pakar mengenai arsip. Salah satunya menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan pengertian arsip yaitu :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan dalam penjelasan undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan, yang mana penjelasan untuk pasal 1 menyebutkan : ”Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.”

Berdasarkan teori yang ada, ternyata disiplin ilmu kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dibedakan kedalam beberapa golongan. Kategori penggolongan tersebut melalui :


1. Penggolongan dari dari sudut pandang meninjaunya terdiri dari :
a. Penggolongan arsip menurut subyek/ masalah atau isinya
b. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya
c. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya
d. Penggolongan arsip menurut sifat kegunaannya
e. Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya
f. Penggolongan arsip menurut fungsinya
g. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaanya
h. Penggolongan arsip menurut keasliannya

2. Penggolongan Arsip Menurut Subyek/Masalah atau Isinya terdiri dari :
a. Umum
b. Pemerintahan
c. Politik
d. Keamanan dan ketertiban
e. Kesejahteraan
f. Perekonomian
g. Pekerjaan umum dan ketenangan
h. Pengawasan
i. Kepegawaian
j. Keuangan

3. Penggolongan Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya terdiri dari :
a Arsip Tekstual (Textual Record)
b Arsip pandangan dengar
c. Arsip kartografi dan kearsitekturan
d. Arsip kemputer atau disebut arsip elektronik

4. Penggolongan Arsip Menurut Nilai Gunanya terdiri dari :
i. Nilai guna administrasi
j. Nilai guna hukum
k. Nilai guna keuangan
l. Nilai guna untuk kebijaksanaan
m. Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan
n. Nilai guna sejarah
o. Nilai guna untuk penelitian

5. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya terdiri dari :
a. Arsip esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak memiliki nilai kepentingan apapun
b Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara
c Arsip penting yaitu yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, sejarah
d.Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen

6. Penggolongan Arsip Menurut Frekuensi Penggunaanya terdiri dari :
a. Arsip aktif
b. Arsip pasif
c. Arsip abadi

7. Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya terdiri dari :
a. Arsip dinamis yang meliputi :
- Arsip aktif
- Arsip semi aktif
- Arsip in aktif

a. Arsip statis


Dari uraian penggolongan arsip tersebut dapat diambil pernyataan bahwa arsip memiliki ruang infomasi yang sangat luas untuk dapat dipergunakan dan di manfaatkan oleh masyarakat, dalam melakukan berbagai kegiatannya dijalur pendidikan, tugas tugas kantor, penelitian, penambahan wawasan dan pegetahuan, menjadi referensi dalam menulis dan mengarang, bahkan untuk pengambilan kebijakan dan keputusan.

Oleh karena itu sudah saatnya dilakukan langkah- langkah kongkrit yang dapat memberikan konstribusi dalam mewujdukan masyarakat sadar arsip antara lain melalui :
1. Pelaksanaan Penyuluhan kearsipan yang sistematis dan inovatif bagi kalangan masyarakat. Sistematis mengacu kepada kaidah kaidah yang berlaku dan inovatif mengandung makna kegiatan itu haruslah tidak monoton, misalnya memadukan kegiatan penyuluhan dengan kuis – kuis, dan hiburan.

2. Pelaksanaan iklan layanan masyarakat di media cetak dan elektornik. yang mengikutsertakan partisipasi masyarakat dalam membuat designnya

3. Pelaksanaan kegiatan – kegiatan lainnya yang mengikut sertakan elemen masyarakat, seperti lomba menulis artikel, lomba menulis puisi, lomba menulis cerpen, lomba menulis novel bertema sejarah sehingga membutuhkan arsip sebagai bahan referensi, lomba video, lomba foto.

4. Pelaksanaan penguatan organisasi kearsipan di kabuapten/kota sampai tingkat nasional, khususnya bagi kalangan aparat di daerah untuk lebih diperhatikan sumber daya manusianya melalui kursus, workshop dan diklat serta yang terpenting lagi pemberian insentif tambahan kepada mereka yang bertugas di bidang kearsipan. Tentunya sarana dan prasarana pendukungan yang tidak sekedar memadai tapi harus lebih sudah wajar diberikan kepada lembaga kearsipan, sehingga stigma masyarakat terhadap mereka yang berkerja di bidang kearsipan tidak terpandang sebelah mata. Dari segi eselonisasi juga sudah wajar untuk dilakukan evaluasi, mengingat di banyak kabupaten dan kota arsip dan perpustakaan digabungkan dengan eselon pimpinan SKPD nya hanya Eselon III/a. Di samping itu di unit unit kerja lainnya juga sewajarnya petugas yang melakukan pengarsipan memperoleh insentif , sebagaimana bendaharawan pada setiap unit kerja memperoleh insentif bendaharawan.

Langkah – Langkah tersebut di atas memang pada akhirnya bermuara kepada pengalokasian dana baik dari APBD dan APBN. Namun hal itu sebaikanya tidak menjadi alasan bahwa ketakcukupan anggaran. Sebab dalam penyusunan anggaran tentunya ada azas azas yang dijadikan dasar, terutama azas proporsionalitas. Setidaknya pihak legislatatif di daerah maupun pusat dapat memandang hal ini sebagai bagian dari upaya memajukan kualitas sumber daya manusia bangsa Indonesia, yang salah satunya adalah perwujudan masyarakat sadar arsip, yang secara alamiah untuk meresponnya membutuhkan anggaran.
Dari arsip sejarah juga mencatat, bahwa pada tahun 1937 Presiden Panama Ricardo J. Alfaro dalam pertemuan Sosiety of American Archivist telah menyatakan bahwa :”Pemerintahan tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, Ibarat dokter tanpa obat, ibarat petani tanpa benih ibarat tukang tanpa alat.. Arrsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa” #